ICF Apeldoorn is een multiculturele gemeenschap, met enerzijds activiteiten met mensen die bij ICF betrokken zijn, maar anderzijds met activiteiten gericht op mensen die nog niet of zijdelings betrokken zijn. Voor een aantal activiteiten en voor onze administratie gebruiken wij persoonlijke gegevens. In deze privacyverklaring lees je hoe wij met deze gegevens omgaan.
Welke gegevens bewaren wij en hoe gaan wij hiermee om?
Van mensen die (gast)lid zijn bij ICF slaan wij naam, adres, geboortedatum, gezinssituatie, getekende documenten, telefoonnummer en mailadres op in een ledenlijst. Ook van betrokkenen (d.w.z. mensen die ervoor kiezen geen lid te worden, maar wel mee doen met activiteiten van ICF) zijn, bewaren wij deze gegevens. Mensen die lid zijn bij een andere kerkelijke gemeente, maar meedoen in de organisatie van ICF-activiteiten, worden gerekend onder de betrokkenen.
Deze gegevens worden gebruikt voor de administratie van de leden en betrokkenen. Mailadressen worden gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven en (evenals telefoonnummers) ook worden zij gebruikt voor onderling contact. Geboortedata kunnen, naast de administratieve doeleinden, ook gebruikt worden voor verjaardagspost. Adressen, telefoonnummers, mailadressen en andere privacygevoelige informatie worden niet zonder toestemming (schriftelijk of mondeling) met derden of in de communicatie van ICF gedeeld.
Van mensen die eenmalig of af en toe bij ICF komen, wordt, wanneer zij de kinderen naar het kinderprogramma brengen, de naam geregistreerd. Op deze manier weten wij of een kind al eerder is geweest en kunnen we het kind (ook op een later moment) persoonlijk aanspreken.
Van mensen die naar missionaire of diaconale activiteiten komen worden namen en telefoonnummers bewaard. Soms ook de adressen. Allereerst zodat wij weten welke mensen vaker komen en welke eenmalig. Verder worden deze gegevens gebruikt om mensen gericht uit te kunnen nodigen voor missionaire of diaconale activiteiten.
Bij (langdurige) pastorale trajecten kan de pastoraal werker besluiten geanonimiseerd de aard van het pastoraal probleem en een gespreksverslag of verslag van afspraken te bewaren. Op deze manier kan de pastoraal werker, ook gedurende langere tijd, de pastorant beter begeleiden. Deze gegevens worden alleen gebruikt door de betreffende pastoraal werker, volgens de door hem/haar getekende geheimhoudingsverklaring. Dit dossier wordt in principe binnen 6 maanden vernietigd wanneer het pastoraal traject is beëindigd. Wanneer dit niet het geval is, bijv. omdat het traject waarschijnlijk later weer wordt opgepakt, wordt de pastorant hiervan op de hoogte gesteld.
Binnen het pastorale team wordt regelmatig overlegd over pastorale casussen. Dit met het doel de pastorant beter te kunnen begeleiden, of de pastoraal werker te doen groeien in zijn/haar vaardigheden (vb. intervisie).
Van al onze activiteiten en samenkomsten kunnen foto’s worden genomen. Deze foto’s worden gebruikt om de gemeenschap in te lichten over activiteiten die geweest zijn en ze kunnen gebruikt worden voor PR-doeleinden. Wanneer intern gedeeld wordt, gaan wij ervan uit dat er geen bezwaren zijn tegen het delen van de foto’s. Wanneer extern gedeeld wordt, bijv. voor PR-doeleinden of fondsenwerving wordt, wanneer dit via de website, een externe nieuwsbrief of op een flyer gebeurt, toestemming gevraagd aan alle personen die op de foto staan. Bij een powerpointpresentatie in een andere gemeente, met het doel fondsenwerving, gaan wij ervan uit dat er geen bezwaren zijn. In alle gevallen wordt rekening gehouden met culturele gevoeligheid en evt. gevaren. Wanneer er enig vermoeden is tot gevaar, wordt iemand onherkenbaar gemaakt. (Zie hieronder voor je rechten).
Bewaartermijn
ICF Apeldoorn bewaart je gegevens zolang je bij ICF Apeldoorn betrokken bent als (gast)lid of betrokkene.
Wanneer je geen (gast)lid of betrokkene meer bent, worden je gegevens na vijf jaar verwijderd.
Welke rechten zijn er m.b.t. de privacygevoelige gegevens en foto’s?
Wanneer iemand niet op foto’s wil gezet worden, mag dit worden aangegeven bij de PR-verantwoordelijke of de voorzitter van het GO-team. Wanneer iemand wel op intern te delen foto’s wil staan maar nooit op extern te delen foto’s wil staan, mag dit ook doorgegeven worden bij de PR-verantwoordelijke of de voorzitter van het GO-team. Deze zullen dan aan deze wens gehoor geven.
Wanneer je wilt dat een deel van je gegevens of al je gegevens bij ons verwijderd worden, kan hiervoor een schriftelijk verzoek worden ingediend via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Ook wanneer je wilt zien welke gegevens wij van jou bewaren en wanneer er wijzigingen moeten worden aangebracht in de gegevens, mag hiervoor een verzoek worden ingediend via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Wanneer je lid bent van ICF is het niet mogelijk gegevens te verwijderen.
Een pastorant heeft het recht een eventueel dossier over hem/haar op te vragen. Dit kan enkel terwijl het traject nog loopt of binnen 6 maanden, anders is het al vernietigd. (Het kan direct na het afsluiten van het traject vernietigd zijn, ook dan is opvragen niet meer mogelijk). Alleen de pastorant zelf heeft recht om dit op te vragen, een derde heeft dit recht in geen geval.
Laatst gewijzigd op: 29 september 2023
